La Direction de l’Hôpital Privé du VAL D’YERRES a sollicité HOSPILEAN pour structurer les process organisationnels au sein des plateaux techniques et des services support.
À l’issue d’un audit de 5 journées sur le terrain, les constats et les voies de progrès ont été partagés avec la direction. Trois conditions de succès ont été retenues :
1. Le besoin d’un plan de PROGRES COLLABORATIF afin d’opérer une transformation en profondeur sur une période définie

2. L’extension du périmètre de RÉFLEXION COLLECTIVE EN AMONT, dès la prise en charge du patient afin de traiter les causes racines.

3. Un plan de progrès à mener pour agir en parallèle sur trois axes :
· STRATEGIQUE
· OPERATIONNEL
· HUMAIN

Après avoir été validé par la Direction et les membres du CODIR, le plan de progrès de dix semaines a été partagé en CME avec l’ensemble des praticiens.
La présentation de l’audit a permis une compréhension collective de la situation initiale. Parmi les faits marquants se trouve la découverte de la charge de travail réelle du chef de bloc qui a interpelé de nombreux praticiens.
Lors de cette séance de travail, un accord de méthode a été retenu avec l’ensemble des praticiens, sur la base d’un accompagnement à la co-construction des solutions à mettre en place. Les résultats attendus ont été affichés.
Le déroulement du programme sur les trois axes a stimulé progressivement une implication et une collaboration croissante de la part des praticiens, des équipes médicales et supports.
La détermination à trouver des solutions gagnantes pour tous a été un fil conducteur qui pérennise une dynamique de progrès collective.

La démarche, animée par HOSPILEAN sur chacun des axes, a été la suivante :
1- Axe STRATEGIQUE
Une cellule de praticiens référents a été mise en place avec des réunions périodiques planifiées selon un calendrier partagé. Le premier thème retenu a été la GOUVERNANCE DU BLOC OPERATOIRE :
· Charte de bloc opératoire
L’actualisation de la charte de bloc opératoire a été alignée sur modifications structurelles majeures. Notamment, la décision collective des changements d’horaires qui a nécessité des changements d’usages
· Cellule de régulation
Une nouvelle dynamique a été lancée en travaillant méthodiquement en équipe sur l’identification et le traitement préventif des évènements indésirables.
· Prise de décision collaborative au bon niveau
Une vision collective des activités chirurgicales a été construite et partagée avec l’ensemble de la communauté médicale afin que la prise de décision au bon niveau soit mise en place.

2- Axe OPERATIONNEL
Au cœur des organisations, le pilotage opérationnel des circuits patients, des circuits logistiques et les process organisationnels majeurs ont été optimisés de manière participative :
· Circuits patients :
En suivant une méthode collaborative de travail, les praticiens référents, infirmiers du service, brancardiers, et direction ont pu analyser ensemble les circuits patients et prendre consensuellement des décisions de progrès
La méthode a été jugée « objective et transparente » et l’ensemble des participants se sont sentis concertés, investis et entendus.

· Circuits logistiques :
En ciblant la simplification et l’efficacité, les professionnels ont défini de nouveaux circuits logistiques. Ils ont été structurés avec l’ambition d’être parfaitement lisibles et compris de tous.
Pour renforcer leur transmission, une procédure opérationnelle a été rédigée, pour améliorer la transmission d’une information partagée et croisée entre professionnels.
Dans ce cas concret, une procédure est devenue un renfort pour un partage d’information entre professionnels contrairement aux procédures dites de « protocole administratif »

· Process organisationnels :
Les process supply chain, ont été structurés en concertation avec les professionnels
Des référentes de gestion de dispositifs médicaux ont été identifiées, responsabilisées et sont devenues autonomes dans la gestion de leur spécialité


3- Axe HUMAIN

Pour installer des relations professionnelles de qualité, une action de clarification des rôles et responsabilités a été menée en concertation.
Cette démarche a apporté une meilleure visibilité pour tous et un respect des missions respectives.
Les fiches de poste actualisées ont pu être présentées et validées par les professionnels concernés.

Les résultats
Afin de répondre à l’ambition d’augmenter l’activité chirurgicale du site, les créneaux opératoires ont été ajustés avec les chirurgiens. Ces créneaux ont été présenté et validé en CME. L’amélioration actuelle est de + 15%
La direction a souhaité adapter les plannings à cette augmentation d’activité. Les adaptations de planning par service ont été ajustées et les amplitudes horaires ont été augmentées à masse salariale constante.
Les plannings actualisés en parallèle ont permis de réduire le volume horaire des astreintes.

Co signature : L’Equipe HOSPILEAN & La Direction Régionale